「Webライターの仕事をするときに、文章を書くソフトは何を使えばいいの？」と悩んでいませんか？
Wordを使うべきか、それともGoogleドキュメントやメモ帳を使うべきか、迷うことがあるでしょう。
結論から言うと、Webライター初心者がWordを購入する必要はありません。
無料の文書作成ツール「Googleドキュメント」でOKです。
実際にGoogleドキュメントしか持っていなくても応募できる案件は、クラウドワークスやランサーズに沢山あります。
ブラウザですぐに共有できる利便性から、Googleドキュメントしか受け付けないというクライアントもいます。
私も収入が安定してくるまでは、Googleドキュメントしか持っていませんでした！
しかし、Googleドキュメントを使うときには、必ず知っておきたい機能と注意点を把握しておかなければなりません。
そこで今回は、Googleドキュメントの機能の使い方や注意点について解説します。
GoogleドキュメントとはWebライター必須のソフト
Googleドキュメントとは、Google社が提供する無料の文書作成ソフトです。
Googleアカウントがあれば、誰でも利用可能で、パソコン、スマホ、タブレットなどのブラウザから簡単に文書を作成できます。
クライアントとすぐに共同編集できることから、Webライターの間で広く活用されています。
書式などの設定も、Microsoft Wordとほとんど変わらないほどの機能が備わっています。
しかし、ただ文章を書くだけなら、メモ帳でもできると感じる方もいるのではないでしょうか。
なぜGoogleドキュメントがクライアントやWebライターの間で活用されているのか、次で見ていきましょう。
WebライターにGoogleドキュメントをおすすめする3つの理由
Webライターに、Googleドキュメントが必須と言われているのは以下の3つの理由です。
Webライターに必要な機能が1つに集約されている
Googleドキュメントは、様々なソフトに散らばっている機能が1つに集約されているのが特徴です。
メモ帳で文章を書く場合、文字数カウントや誤字脱字のチェックなどができないため、他のソフトを使わなければなりません。
しかし、GoogleドキュメントならWebライターで使う機能が揃っているので色々なソフトを使う必要がないのです。
Googleドキュメントでよく使うのは、主に以下の機能です。
- 共同編集機能
- 自動保存機能
- 文字数カウント機能
- フォントサイズの変更や太字、見出しなどの書式の設定
- コメントの挿入機能
- 変更履歴を記録する機能
- 画像の挿入機能
- 誤字脱字や文法のチェック機能
中でも、共同編集機能は重要な機能です。
共有URLを発行して、すぐに共有できるため、Googleドキュメントで納品してほしいというクライアントは少なくありません。
特に初心者向けの案件は、Googleドキュメントで納品で納品することが多いです。
誤字脱字をチェックできる
Googleドキュメントには、スペルと文法のチェック機能があり、誤字脱字を防げます。
Googleドキュメントは、文章を入力すると、打ち間違えや青線や赤線が表示されて文法の誤りを指摘してくれる機能が備わっています。
誤りが指摘された箇所は、修正案が表示されるため、修正に迷うこともありません。
さらに、Googleドキュメントは今後AIが搭載される予定です。文章を入力すると、言葉の言い換えを提案してくれる機能などが搭載され、より便利になりますよ。
WordPress入稿の作業時間を短縮できる
Googleドキュメントでは、見出しの書式設定をすれば、WordPressに入稿する際に見出しがそのまま反映されます。
WordPressの入稿作業を任されたとき、Googleドキュメントで事前に以下の書式を設定しておけば、貼りつけ時に自動的に書式が反映されます。
- 文章の段落
- 見出し
- リンク
- 画像
- 箇条書き
- テーブル
- 太字、斜体
Webライターの仕事をしていく中で、WordPressの入稿作業を任されることはよくあります。
上記の書式を知っていると大幅に作業時間を短縮できるため、覚えておきましょう。
文章の段落、見出し、リンク、画像は、特によく使う書式です！
Webライターなら知っておきたいGoogleドキュメントでよく使う5つの機能
Webライター初心者の時に必ず知っておきたいのが、以下の5つの機能です。
- 共同編集機能：クライアントに納品するときに必要
- 文字数カウント機能：記事の文字数を確認するために必要
- 見出し機能：文章を読みやすくするために必要
- コメント機能：クライアントへの連絡や修正指示の対応時に必要
- 変更履歴確認機能：いつ、どの箇所を変更したか修正時の対応に必要
そこで、5つの機能の使い方について解説します。
共同編集機能
作成した文書をクライアントに納品するときには、自分以外の人からも閲覧できるように共同編集機能を使います。
クライアントと共有するには、以下の方法で行いましょう。
文字数カウント機能
記事を書くときには、必ず文字数の指定があります。
Googleドキュメントで文字数を確かめられる機能があるので、以下の使い方を知っておきましょう。
見出し機能
見出し機能とは、文章の中で重要な部分に見出しをつける機能です。
見出しをつけることで、文章の構成や流れがわかりやすくなるだけでなく、SEOにも効果があります。
見出し機能を使うには、以下の手順で行います。
SEOについては以下の記事も参考にしてみてください。
コメント挿入機能
コメント挿入機能とは、文章にコメントやフィードバックを付けられる機能です。
主にクライアントや編集者と意見交換や情報を共有するときに使います。
クライアントからの修正指示もコメントで行われることもあり、一番頻繁に使う機能です。
コメント挿入機能を使うには、以下の手順で行います。
変更履歴を記録する機能
変更履歴は、どこを修正したか一目でわかるようにする機能です。
主に納品後の記事を修正をするときや、クライアントからの修正指示があったときに使います。
クライアントから変更履歴を付けるように要望があった場合は、以下のように対応しましょう。
WebライターがGoogleドキュメントを使うときの4つの注意点
Googleドキュメントには、便利な面もありますが注意点もあります。
特に以下の4つの点に気をつけましょう。
誤字脱字や文法のチェック機能は正確ではない
Googleドキュメントは、正確に誤字脱字や文法の誤りを判定できるわけではありません。
Googleドキュメントのスペルチェックと文法チェックで対応している言語は、以下の6種類です。
- 英語
- スペイン語
- フランス語
- ドイツ語
- ポルトガル語
- イタリア語
上記のように、Googleドキュメント公式で日本語対応しておらず、正確な文法チェックはできません。
正確性を求めるなら、Wordの方に軍配が上がります。
Wordは事前に単語登録をしておけば、固有名詞でも検出できます！
GoogleドライブとWordの互換性は完全ではない
GoogleドライブとWordの互換性は完全ではないことにも注意が必要です。
特に、フォントやレイアウトなどの書式に関しては、GoogleドライブとWordで違いがあるため、変換すると書式が崩れてしまう恐れがあるのです。
Googleドライブで作成した文章をWordファイルに変換したり、逆にWordファイルをGoogleドライブで開いたりすると、書式が崩れてしまう恐れがあるのです。
書式が崩れたまま納品してしまうと、クライアントや編集者に不利益や不快感を与えることになりかねません。
もしWordでテンプレートを渡された場合には、必ずクライアントにGoogleドライブしかないことを伝えて、判断を仰ぎましょう。
レイアウトが崩れたままの記事を納品して、案件が切られたことがある人も…。
セキュリティ面に問題がある
Googleドライブでは、セキュリティ面に問題があることも知っておきましょう。
Googleドライブで共有設定すると、共有URLというリンクが発行されます。
このリンクは、誰でもアクセスできるようになっています。つまり、共有URLが流出してしまうと、第三者に文章の内容が見られてしまう可能性があるのです。
もし他人に知られてはいけない案件の場合、共有設定するときに「特定のユーザーのみ」に制限するようにしましょう。
特に個人情報を扱う場合には注意が必要です。
仕事を受けられる幅が狭くなる
Googleドキュメントでは、Wordで納品してほしいクライアントに対応できません。
Wordで納品するシーンは、主に出版社や大手企業、広告代理店などの案件です。
このような会社からの案件は、コンプライアンスの関係上、Wordしか受け付けられないという事情を抱えていることがあり、Googleドキュメントでは対応できません。
高単価で継続の案件になる可能性が高い反面、Wordで納品してほしいクライアントに対応できず、収入アップの手段を失ってしまいます。
Webライターとして稼げるようになってきたら、Wordの導入も視野に入れておきましょう。
Webライターの収入が安定するまではGoogleドキュメントを使おう！
GoogleドキュメントはWebライターにとって重要な機能が揃ったソフトです。
しかし、Webライターを長く続けていると、Word形式の納品しか受け付けていないクライアントと仕事をしなければならない場面があります。
そんなときに、高額なWordを購入するのは難しいものです。特にWebライターの収入が軌道に乗るまでは安い単価や少ない仕事量で苦労することも多いでしょう。
それにWordを持っていても、それだけで仕事が増えるわけではありません。
Webライターを始める時に大切なのは、自分の文章力や実績です。
文章力や実績があれば、案件に応募せずとも、仕事がもらえます。
そこで、おすすめしたいのが、「世界一やさしい Webライティングの教科書 1年生」です。
Webライターとして成功したプロが書いた本です。Webライターとして必要なスキルやノウハウが紹介されています。
この本を読めば、Webライターとして必要な知識や技術を身につけられ、自分の文章力向上にもつながります。ぜひチェックしてみてください。
