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Webライター

チャットが面倒…仕事で使えるコミュニケーション術2つ

チャットやメールでのやり取りが増えてきた昨今。

「チャットとかメールのやり取りをするのが面倒…」という方は多いのではないでしょうか。

  • いちいち返事を書くのがめんどくさい!!
  • 何度もチャットの通知を鳴らされて集中できない!!
  • 対面で話せばすぐに終わるのに、どうやって文章にすればいいんだ…。
  • 連絡のリレーが多くなってきて、相手が冷たくなったり、機嫌が悪くなってきた。

という経験はありませんか。

こんな方はまず、コミュニケーションで時間を消費しないことを考えましょう。

あなたは連絡をすること以外にも、仕事やプライベートなどに時間を割きたいと考えているはず。

そこで、手短に話を終わらせたい人に、今回はディレクション業務で培ったコミュニケーション術について解説します。

おたより

本業でディレクター経験がある私が解説するよ!

  • コミュニケーションがうざい、疲れてしまう人向け。
  • チャットやメールのやり取りを極力減らしたい。
  • 連絡が面倒なときには、相手に2択で判断させる。

チャットの連絡がうざい、疲れると感じる原因は3つ

彼女のラップトップを見ている赤いtシャツの女性

相手とうまく意思疎通が取れなくてストレスが溜まったり、人とコミュニケーションをするのは疲れますよね。

コミュニケーションで疲れてしまう原因としては3つあると思います。

本来の仕事やプライベートの時間が取れなくなってしまう

チャットやメールのやり取りで時間だけを無駄に浪費してしまったという経験はないでしょうか。

「この時間があれば、もっと仕事が進んだのに」とか、「プライベートの時間がもっと取れたのに」とか、心理的な負担が増えてしまいます。

こういう時には、相手との連絡を手短に済ませることをおすすめします。

やり取りが増えすぎて必要な情報が埋もれてしまう

「そういえばこの案件の情報はどこにあったっけ」とスクロールバーをぐりぐり動かして長いログを見に行くこと、よくありませんか。

無駄なやり取りが増えてくると、大切な情報がログで流れていって、たどるだけで時間を浪費してしまいます。

なるべくシンプルに連絡をすることで、無駄に長くなってしまうやり取りを減らしましょう。

言いたいことをどういう書けばいいのかわからなくて疲れてしまう

「対面で話せばすぐに伝えられるのに」と思うことも多いのではないでしょうか。

ですが、対面であったとしても自分の言いたいことを伝えるためには、自分が何が言いたいかを整理できていなければいけません。

頭の中が支離滅裂な状態で相手と話をしたとしても、話題が四方八方に散らかるだけです。

自分の言いたいことを整理するために、一度文章で箇条書きにしてみるのが良いでしょう。

連絡が面倒なときは、相手に2択で判断させる

黒板に置かれた透明な電球

連絡するためとはいえ、相手とのやり取りがうざい、めんどくさいと思ってしまいますよね。

総じて言える要因としては、時間を奪われること。

それなら最初から用件をまとめて伝えて、返事は要らないと言ってしまえばいいのです。

具体的にいうと、以下の2つです。

  • 言いたいことをまとめて箇条書きにする。
  • 連絡をするときの最後に「返信不要。認識が間違っているときは〇月〇日までに連絡をしてください」と書いておく。

これを送られてきた相手の行動は以下の2択になります。

1つ目は問題無かったから、返事をしなくていい。
返事を打つ手間をしなくてもいいという相手にもメリットがあります。

2つ目は問題があったから連絡をする。
この場合だったとしても、どこに問題があったのか明確にして連絡をしてくれます。

つまり、相手に2択だけで判断させるよう誘導して、コミュニケーションにかける時間を減らすのです。

相手を2択に誘導するコミュニケーション術

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で、どういう書き方したらいいの?と困っている人は多いと思います。

めんどくさいで済ませられない状況にある中、具体的にどう対処すればいいのか解説します。

1:連絡事項は全部リストアップする

メモ帳でも何でもかまいませんので、自分が言いたいことをすべて箇条書きにしてください。その中から重要なことをピックアップして書いていきます。

たとえば、仕事の成果物を納品するときは、以下のように箇条書きにします。

伝えたいこと

  • 納品物が完成したので確認してほしい。
  • 納品物がどこにあるか。
  • 該当のファイルがどれなのか。
  • 納品物について連絡しておきたいこと。
  • お手間をお掛けするだろうし、問題なければ返事はいらないこと。
 

実際に送った内容

お世話になっております。(名前)です。
〇〇の件について、記事が完成いたしましたのでご査収ください。

=============

▼格納先
格納した場所のURL

▼該当ファイル名
〇〇.docx
〇〇.docx

▼連絡事項
・〇〇は事前の連絡のとおり、△△にしました。
・ご指摘のとおり、〇〇を修正いたしました。

=============

特に問題ない場合はご返信不要です。
確認事項がある場合は、お手数ですが〇月〇日までにご一報いただけますと幸いです。

 

2:認識が曖昧なときは合っているか質問する

認識違いがある場合、絶対にあとあと面倒な事になって連絡のやり取りが増えます。

認識が曖昧なときほど確認は怠らないようにコミュニケーションをするべきです。

「私は〇〇と認識していました」「僕は〇〇と認識していましたね」と認識の違いが、致命的なミスを発生させてしまうことにもなりかねません。

少しでも曖昧な点や、相手と認識が微妙に違うかも?と思った時点ですぐに連絡してください。思い込みで仕事を進めないようにすることが重要です。

 

伝えたいこと

  • 相手と自分の認識が合っているか伝えたい。
  • 自分が認識している内容。
  • 間違っていたら教えて欲しい。
 

実際に送った内容

お世話になっております。(名前)です。
以下のような認識ですが、間違いありませんでしょうか。

=============

▼内容
・〇〇について、〇〇へ提出
・□□は□□に連絡

=============

特に問題ない場合はご返信不要です。
誤りがある場合は、お手数ですが〇月〇日までにご一報いただけますと幸いです。

 

3:聞かれそうなことを連絡して先手を打っておく

これはワンポイントテクニックです。

恐らく来週あたりに聞かれるだろうなと思うことを予測して、時間がある時に先に連絡を送っておく方法です。

うまく活用すれば、「お、助かる」と思ってもらえますし、何度も確認されることが減ります。ついでに自分の評価も上げられるのでタイミングを見計らって使ってみると効果的ですよ。

たとえば、来週は時間がないから、スケジュールを先に伝えておきたいという場合、以下のように伝えます。

 

伝えたい内容

  • 来週は時間がないから、スケジュールを先に伝えておきたい。
  • 一部空いている日もある。

実際に伝えた内容

=============

来週〇〇の案件があると思いますので、先にスケジュールを共有いたします。

▼来週のスケジュール
4/11 空き
4/12 〇〇〆切 / ミーティング
4/13 ミーティング
4/14 私用のため不在にしております
4/15 〇〇〆切

=============

 

コミュニケーションが苦手な人にこそおすすめしたい本

相手とのやり取りを減らしたい方は、参考になる本として下記をおすすめします。

普段の業務でも、かなり参考にしました。

チャット&メールの「ムダミス」がなくなるストレスフリー文章術

チャット&メールの「ムダミス」がなくなるストレスフリー文章術

山口 拓朗
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まとめ

気の利いたことを言えなくたって大丈夫です。ポイントは以下の2つ。

  • 言いたいことを箇条書きにすることから始めてみよう。
  • 問題なければ返信不要。問題があれば〇月〇日までに連絡してください。と一言書き添える。

相手を誘導することで自分のストレスも減らしましょう!!

ABOUT ME
おたより
本を読まない編集者。 なるべくミニマルに生きたいオタク。 FF14と運動が好き。 ばぶのお仕事の編集、マネジメントをしています。