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Webライター

計画性ゼロのWebライターが人並みにタスク管理できるようになった話。

こんにちは、おたよりです。

コロナ禍の影響で副業やリモートワークを始めた方も多いと思います。

どんな仕事においてもタスク管理はとても大切です。ある程度軌道に乗ってきたWebライターさんだと、案件がいっぱいになってスケジュールが爆発した、あるいは爆発しそうになったことがあるのではないでしょうか。 

ばぶ

Webライターの仕事が忙しすぎる!!ふぁっきん!!

おたより

遊ぶ時間がないと消耗してくるよね

毎日朝から晩まで土日祝日も働きづめになると、体力だけでなく効率も低下してきます。このことが原因でばぶは1日に1文しか書けなくなったことも……。

そこで今回は、徹夜で仕事していたばぶも夜もぐっすり眠れる!ばぶ&おたよりのタスク管理術をご紹介します。

忙しすぎる!原因はタスクが多すぎた

原因その1:工数管理ができていなかった

工数というと会社で聞いたことがあったり、あるいはピンとこないという方もいるのではないでしょうか。工数とは、実際に作業に必要な人数や時間のことです。 

おたより

ばぶちゃんは自分の工数管理できてる?

ばぶ

え、できてない……

おたより

( ^ω^)……

ということで、実際にいま持っている案件の作業時間を把握することが必要でした。すべての案件の工程にかかる作業時間の洗い出しからです。 

原因その2:案件を受けすぎた結果、案件が多すぎて爆発

えっちらおっちらと案件をひとつずつ整理すると、見えてきた全貌。

すべての作業にかかる時間が240時間……。1日8時間働くとしたら30日稼働です。 明らかに多すぎる!

おたより

計画性/Zero…そら忙しいわ!!

ばぶ

すみませんでした!!

現在のタスクとステータスを視覚化する

案件を受けるときはスケジュールと照らし合わせて、受注できるか確認しますよね。

スケジュールを見たとき仕事量が可視化されていないと、自分がどれくらい忙しいのか本当に無理なく作業時間がとれるかわからなくなってしまいます。

Webライターの仕事に関わらず、複数の案件が同時に進行します。スケジュールを確認するときに「そういえばあの案件はどうなった?」という事態になることもあることでしょう。 

そこで現在のステータスを一覧で確認できたほうが良いだろうと、Googleスプレッドシートで工数表を作りました。  

スプレッドシートで工数を管理

こんな感じです。「xx/xx」となっているところには、手打ちで〆切日を記入しています。

タスク管理がタスクにならないよう、なるべくシンプルにしました。ステータスだけをプルダウンで変更する方法も検討したのですが、いままでの成果も見れるとやる気が上がるだろうという目的でこのような形になっています。

ばぶ

いまの進行状況がわかりやすい!

Googleスプレッドシートを使ったことがある方なら条件付き書式を使ってすぐに作成できると思います。

テンプレートで公開するほどではないと思っていたのですが一応公開しています。下記からコピーしてご利用ください。 

【サンプル】工数管理表 

  • ・プルダウン(セルの横の矢印)で現在の進行状況が選択できます。
  • ・選択すると、条件付き書式で自動的に色が変わります。 

プルダウンの項目を連携して別シートで作業時間を集計したり、自由にカスタマイズしてみてください。

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爆発寸前のタスクを整理した結果

睡眠時間が3時間という日もありましたが、タスクをしてから、夜寝る時間やゲームできる時間も確保できました。

最近は1カ月約180時間(約22日稼働)のペースで仕事しています。 

ばぶ

遊ぶ時間と寝る時間が確保できて精神めっちゃ安定してるし、生産性とQOL爆上がりだわ

おたより

言いすぎちゃう?www でもよかったね!

計画性は持たなくていいが自分がどれくらい忙しいか一目でわかるようにしよう

タスクが爆発して死にそうになるくらいなら、シンプルでいいので、ぱっと見て現在の仕事の進行状況がわかるものを作るといいかもしれません。

いままでの成果も見れるとやる気が出るので、どれくらい頑張ったのか視覚化されるのでおすすめです。

Googleスプレッドシートだと外で確認できるし、複数人で管理ができるなどメリットがありますよ!

ABOUT ME
おたより
本を読まない編集者。 なるべくミニマルに生きたいオタク。 FF14と運動が好き。 ばぶのお仕事の編集、マネジメントをしています。